Муниципальное образование
"Новолакский район Республики Дагестан"
официальный сайт

Архивный отдел • Краткая информация

Архивный отдел администрации МО «Новолакский район» - уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела на территории района, осуществляет государственную политику в сфере управ-ления архивным делом, руководит работой Новолакского муниципального архива, осуществляет методическое руководство деятельностью 40 архивов организаций-источников комплектования Новолакского муниципального архива.

Архивные учреждения района хранят свыше 1 000 тыс. единиц хранения. Отдел ведет централизованный государственный учет архивных документов района на базе программных комплексов «Архивный фонд».

Основная задача архивного отдела: управление архивным делом на территории Новолакского района.

Архивный отдел осуществляет следующие полномочия:
участие в проведении государственной политики в области архивного дела на территории МО «Новолакский район»
разработка проектов законов и иных нормативных правовых актов МО «Новолакский район» по вопро-сам, входящим в компетенцию архивного отдела.
разработка проектов и реализация районных целевых программ в области архивного дела в МО «Ново-лакский район»
разработка и утверждение административных регламентов исполнения государственных функций и предоставления государственных услуг в МО «Новолакский район» в пределах своей компетенции.
организация хранения, комплектования, учета и использования архивных документов и архивных фон-дов Новолакского муниципального архива.
обеспечение мобилизационной подготовки архивного отдела.
контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации об архивном деле в пределах своей компетенции, определенной законодательством Российской Федерации и Республики Дагестан.

Архивный отдел в соответствии с возложенными на него задачами выполняет следующие функции:
Организует:

подготовку проектов законодательных и иных нормативных правовых актов по вопросам организации архивного дела на территории МО «Новолакский район».
реализацию программ развития архивного дела, а также разработку и выполнение перспективных и те-кущих планов работы.
решение вопросов, в пределах своих полномочий, о включении конкретных документов в состав архив-ного фонда Российской Федерации.
экспертизу научной и практической ценности документов совместно с собственником или владельцем архивных документов, отбор их на государственное хранение.
работу по выявлению в архивных фондах МО «Новолакский район» особо ценных, в том числе уникаль-ных, документов и обеспечению их сохранности.
работу по различным формам использования документов архивных фондов МО «Новолакский район».
информационное обеспечение граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправ-ления, организаций и общественных объединений на основе документов архивных фондов МО «Новолакский район» и других архивных документов, в том числе путем создания и ведения информационных поисковых систем по архивным документам.
работу по подготовке документальных публикаций, а также документальных экспозиций и справочников о составе и содержании документов архивных фондов МО «Новолакский район»
создание баз данных, а также традиционных видов архивных справочников для обеспечения поиска ин-формации о составе и содержании документов архивных фондов МО «Новолакский район».
исполнение запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод; оформление в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства.
работу по изучению и распространению передового опыта архивных учреждений Российской Федера-ции, зарубежных архивных учреждений, внедрению в практику работы архивных учреждений области наибо-лее рациональных систем и методов хранения, реставрации, консервации, учета и использования архивных документов.
повышение квалификации работников ведомственных архивов и делопроизводственных подразделений организаций - источников комплектования муниципального архива района.
взаимодействие с органами государственной власти, органами местного самоуправления, организациями, общественными объединениями в установленной сфере деятельности.
деловые связи в установленном порядке с архивными учреждениями Республики Дагестан.
координационно-методическое руководство организацией работы архивных учреждений района в уста-новленной сфере деятельности.
контроль в пределах своей компетенции, определенной действующим законодательством Российской Федерации и законодательством Республики Дагестан, за соблюдением государственными учреждениями независимо от их ведомственной подчиненности, а также негосударственными организациями законодательства об архивном деле в Российской Федерации и архивном деле в Республике Дагестан.
ведет централизованный учет документов архивных фондов МО «Новолакский район», представляет в установленном порядке сведения по учету в Управление Правительства РД по делам архивов.
оказывает методическую помощь в организации работы ведомственных архивов, в том числе по личному составу, организации документов в делопроизводстве.
организует работу по изучению общественных потребностей в ретроспективной документальной инфор-мации и эффективности использования документов.
содействует совершенствованию организации документов в делопроизводстве государственных учре-ждений, а также негосударственных организаций на основе договорных отношений.
вносит предложения о передаче архивных документов, находящихся в собственности МО «Новолакский район», в собственность Республики Дагестан, в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и Республики Дагестан.
оказывает содействие собственникам негосударственных архивов в сохранении, комплектовании и ис-пользовании этих архивов.
разрабатывает и утверждает в пределах своей компетенции обязательные к исполнению учреждениями инструкции и методические пособия по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизвод-стве.
прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции архивного отдела, обеспечивает своевремен-ное и полное рассмотрение устных и письменных обращений граждан, принятие по ним решений и направле-ние заявителям ответов в установленный действующим законодательством Российской Федерации и Респуб-лики Дагестан сроки.
иные функции в установленной сфере деятельности в пределах своей компетенции.


Правовые основы деятельности

Республика Дагестан

АДМИНИСТРАЦИЯ МО «НОВОЛАКСКИЙ РАЙОН

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
главы МО «Новолакский район»
№ 185-П от «11» ноября 2009 г.

В соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации», законами Респуб-лики Дагестан «О наделении органов местного самоуправления Республики Дагестан отдельными государ-ственными полномочиями в области архивного дела», «Об Архивном фонде Республики Дагестан и архивах», руководствуясь статьей 38 Устава муниципального образования,

П О С Т А Н О В Л Я Ю:

1. Утвердить Положение об архивном отделе (муниципальном архиве) администрации муниципального образования (прилагается).
2. Контроль за исполнением настоящего Постановления возложить на заместителя главы МО «Новолак-ский район» Кушиева А.И.
3. Настоящее Постановление подлежит официальному опубликованию.

Глава
МО «Новолакский район»
М. Айдиев


Утверждено постановлением
главы МО «Новолакский район»
№ 185-П от «11» ноября 2009 г.


ПОЛОЖЕНИЕ
об архивном отделе (муниципальном архиве) администрации
муниципального образования Новолакский район»


1. Общие положения

1.1. Архивный отдел (далее - Отдел) является самостоятельным структурным подразделением ад-министрации муниципального образования, осуществляющим полномочия по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.
1.2. Для осуществления своей деятельности Отдел использует печать и бланк со своим наименова-нием.
1.3. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Феде-ральными конституционными законами, Федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Законами Республики Дагестан, постановлениями и распоряжениями главы администрации муни-ципального образования «Новолакский район», Уставом муниципального образования «Новолакский район», а также нормативно-методическими документами Федеральной архивного агентства России и Комитета Правительства РД по делам Архивов, настоящим Положением об архивном отделе (муниципальном архиве) администрации муниципального образования (далее - Положение).
1.4. Отдел в установленном законом порядке (Закон РД «О наделении органов местного само-управления РД отдельными государственными полномочиями в области архивного дела») наделен отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности РД и находящихся на территории муниципального образования.
1.5. Положение, штатная численность и структура Отдела утверждается главой муниципального образования.
1.6. Финансирование и материально-техническое обеспечение Отдела осуществляется за счет средств муниципального образования.
1.7. Дополнительное финансирование осуществляется целевым назначением из республиканского бюд-жета на реализацию отдельных государственных полномочий в области архивного дела.
1.8. Администрация муниципального образования обеспечивает Отдел помещениями, отвечаю-щими нормативным требованиям, охраной, транспортным обслуживанием и создает необходимые условия труда работникам Отдела.
1.9. Отдел при выполнении возложенных на него задач взаимодействует с Комитетом Правитель-ства РД по делам архивов, хозяйствующими субъектами, иными субъектами гражданского права.
1.10. Полное название Отдела: Архивный отдел (муниципальный архив) администрации муници-пального образования.

2. Полномочия отдела

2.1. Отдел в целях эффективной организации архивного дела в муниципальном образовании осу-ществляет следующие полномочия:
- Организует хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных доку-ментов, образовавшихся и образующихся в результате деятельности организаций, отнесенных к муниципальной соб-ственности, а также архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность.
- Осуществляет исполнение отдельных государственных полномочий в области архивного дела Админи-страции Ямало-Ненецкого автономного округа.
- Организует хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных доку-ментов, образовавшихся и образующихся в деятельности организаций, отнесенных к собственно-сти автономного округа и расположенных на территории муниципального образования.
- Разрабатывает проекты нормативных правовых актов главы муниципального образования по вопросам хранения, учета, комплектования и использования архивных документов.
- Исполняет иные полномочия, предусмотренные правовыми актами главы муниципального образова-ния.

3. Функции отдела

3.1. В соответствии с возложенными на Отдел полномочиями, основными функциями Отдела яв-ляются:
3.1.1. Хранение архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являю-щихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Российской Федера-ции:
- составление списков организаций - источников комплектования Отдела, утверждаемых главой муници-пального образования;
- отбор и прием документов постоянного (долговременного) срока хранения в Отдел.
3.1.2. Реализация отдельных государственных полномочий в организации приема и хранения до-кументов, образующихся в деятельности государственных органов и организаций автономного округа, осу-ществляющих свою деятельность на территории муниципального образования.
3.1.3.Организация приема на хранение в Отдел фотодокументов и других архивных документов, находя-щихся в частной собственности, образующихся в деятельности негосударственных органи-заций и граждан, в порядке и на условиях договоров между собственниками документов и Отде-лом, действующим от имени ад-министрации муниципального образования при наличии доверен-ности.
3.1.4. Осуществление организационно-методической помощи по вопросам делопроизводства организа-циям, предприятиям и учреждениям, включенным в источники комплектования Отдела:
- проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в том числе по личному составу в организациях - источниках комплектования Отдела;
- рассмотрение инструкций по делопроизводству организаций, учреждений, предприятий, подго-товка предложений по их совершенствованию;
- оказание методической помощи ликвидируемым организациям по передаче документов по лич-ному составу в Отдел;
- оказание помощи в проведении экспертизы ценности документов, разработке номенклатур дел и со-ставлении описей дел постоянного срока хранения и по личному составу организаций;
- проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с доку-ментами.
3.1.5. Представление в установленном порядке в управление по делам архивов Администрации автоном-ного округа отчетов:
- о выполнении Отделом основных направлений архивной работы и учетных данных о докумен-тах, находящихся на хранении в Отделе;
- о выполнении Отделом отдельных государственных полномочий.
3.1.6. Представление на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) управления по делам ар-хивов Администрации автономного округа полного комплекса документов по согласованию номенклатур дел, описей дел по личному составу, инструкций по делопроизводству и утверждению описей дел постоянного хра-нения.
3.1.7. Организация хранения и учета документов, принятых в Отдел, в том числе:
- архивных документов на различных видах носителей (печатных, аудиовизуальных и других), дополня-ющих фонды Отдела;
- архивных документов, являющихся государственной собственностью РД;
- архивных документов юридических и физических лиц, переданных собственниками на законном осно-вании в муниципальную собственность или на хранение в Отдел, в том числе документов личного происхожде-ния и документов по личному составу ликвидированных организаций, учреждений и предприятий;
- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществ-ления практической деятельности Отдела.
3.1.8. Информирование органов местного самоуправления, организаций муниципального образо-вания о составе и содержании документов Отдела по актуальной тематике.
3.1.9. Организация работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам, осуществление публикаторской деятельности, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью.
3.1.10. Исполнение в установленном порядке запросов организаций и граждан, выдача архивных спра-вок, заверенных копий и выписок из документов.
3.1.11. Проведение работы по созданию и совершенствованию научно-справочного аппарата к докумен-там Отдела, банков и баз данных автоматизированных информационно-поисковых систем, архивных справоч-ников о составе и содержании документов.
3.1.12.Осуществление иных функций, отнесенных к ведению Отдела.
4. Права отдела
4.1. Отделу для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:
4.1.1. Представлять администрацию муниципального образования по всем вопросам, входящим в компе-тенцию Отдела.
4.1.2. Вносить на рассмотрение администрации муниципального образования предложения по вопросам обеспечения сохранности, комплектования и использования архивных документов, хранящихся в Отделе, со-вершенствования работы ведомственных архивов организаций.
4.1.3. Участвовать в подготовке и рассмотрении администрацией муниципального образования вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных доку-ментов.
4.1.4. Вносить на рассмотрение управления по делам архивов Администрации автономного округа пред-ложения по вопросам обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, по совершен-ствованию работы ведомственных архивов организаций.
4.1.5. Вносить на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии управления по делам архивов Администрации автономного округа предложения:
- по включению организаций в источники комплектования;
- по ведению централизованного учета;
- по разработке методических рекомендаций и другим вопросам, входящим в компетенцию экс-пертно-проверочной комиссии управления.
4.1.6. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования, независимо от их ведом-ственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве.
4.1.7. Проверять исполнение организациями, расположенными на территории муниципального образования, независимо от их ведомственной подчиненности, требований федерального и окружного архивного законодательства.
4.1.8. Информировать органы государственной власти и местного самоуправления о нарушениях архив-ного законодательства должностными лицами, выполняющими управленческие функции в организациях, а также физическими лицами.
4.1.9. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории муници-пального образования, обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.
4.1.10. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых ад-министрацией муниципального образования и ее структурными подразделениями; участвовать в работе экс-пертных комиссий организаций.
4.1.11. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций для участия в ре-шении вопросов сохранности документов.
4.1.12. Создавать на общественных началах совет, утверждаемый главой муниципального образо-вания, для рассмотрения организационно-методических и практических вопросов архивного дела.
5. Организация работы отдела
5.1. Деятельность Отдела организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действую-щими в системе Федерального архивного агентства России, на основе целевых программ, планов работы, утверждае-мых главой муниципального образования.
5.2. Отдел возглавляет начальник. Начальник и специалисты Отдела, замещающие должности, являются муниципальными служащими.
Начальник Отдела назначается и освобождается от должности главой муниципального образова-ния. При смене начальника Отдела прием-передача дел проводится специально созданной комис-сией, включающей представителей администрации муниципального образования, а также управ-ления по делам архивов Администрации автономного округа. Один экземпляр акта приема-передачи представляется в управление по делам архивов Администрации автономного округа.
5.3. Начальник Отдела:
5.3.1. Организует деятельность Отдела и несет персональную ответственность за выполнение воз-ложенных на Отдел полномочий и функций.
5.3.2. Представляет на рассмотрение главы муниципального образования проекты нормативных право-вых актов, перспективные и текущие планы развития архивного дела.
5.3.3. Отчитывается о работе Отдела и состоянии архивного дела в муниципальном образовании перед администрацией муниципального образования, а также в установленном порядке перед управлением по делам архивов Администрации автономного округа.
5.3.4. Участвует в совещаниях, заседаниях, конференциях, других мероприятиях, проводимых ад-министрацией муниципального образования при обсуждении вопросов, входящих в компетенцию Отдела.
5.3.5. Вносит на утверждение главы муниципального образования положение, штатную числен-ность, структуру Отдела;
5.3.6. Вносит предложения о назначении и освобождении работников Отдела.
5.3.7. Распределяет обязанности, разрабатывает и утверждает должностные инструкции специали-стов Отдела.
5.3.8. Вносит предложения о поощрении работников Отдела и применении к ним мер дисципли-нарного воздействия.
5.3.9. Осуществляет в пределах своей компетенции иные полномочия, не противоречащие данно-му По-ложению.
5.4. Прекращение деятельности Отдела осуществляется постановлением главы муниципального образо-вания в установленном действующим законодательством порядке.
Архивные фонды и архивные документы при прекращении деятельности Отдела передаются учрежде-нию - правопреемнику.