Муниципальное образование
"Новолакский район Республики Дагестан"
официальный сайт

Административный регламент оказания муниципальной услуги по предоставлению архивной информации по запросам граждан, орга-нов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций всех форм собственности на основе архивных документов

1. Наименование муниципальной услуги

1.1. Административный регламент оказания муниципальной услуги по предоставлению архивной ин-формации по запросам граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления и органи-заций всех форм собственности на основе архивных документов определяет сроки и последовательность дей-ствий (административных процедур) должностных лиц администрации Режевского городского округа (далее – РГО), а также порядок взаимодействия Администрации РГО с органами муниципальной власти, органами местного самоуправления и иными организациями при осуществлении предоставления муниципальной услуги.
1.2. Нормативные правовые акты, регулирующие предоставление муниципальной услуги.
Оказание муниципальной услуги по предоставлению архивной информации по запросам граждан, орга-нов муниципальной власти, органов местного самоуправления и организаций всех форм собственности на ос-нове архивных документов (далее - исполнение запросов) осуществляется в соответствии с:
Конституцией Российской Федерации («Российская газета», 25.12.93, № 237);
Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169, 2006, № 50, ст.5280, 2007, № 49, ст.6079);
Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 19, ст. 2060);
- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Организационного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муници-пальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован в Мини-стерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 20, 14.05.2007);
- Законом Свердловской области от 25.03.2005 № 5-ОЗ «Об архивном деле в Свердловской области» («Областная газета»,2005,30 марта, № 82-84).
- Постановлением Правительства Свердловской области от 29 октября 2007 г. N 1053 "О предоставлении мер социальной поддержки пользователям архивными документами, находящимися в собственности Свердловской области"("Областная газета", 03.11.2007, N 380-381).
1.3. Орган по предоставлению муниципальной услуги
Предоставление муниципальной услуги по исполнению запросов осуществляет организационный отдел Администрации РГО.

2. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги

2.1. Порядок информирования о муниципальной услуге
1) муниципальная услуга по исполнению запросов предоставляется в зависимости от темы запроса в виде архивных справок, архивных выписок и архивных копий;
2) место нахождения организационного отдела Администрации РГО: 623730, Свердловская область, г. Реж, ул. Красноармейская, д. 16.
3) электронный адрес Администрации РГО - mo_rezh@uraltc.ru.
Телефоны организационного отдела, организующего предоставление муниципальной услуги:
8 (34364) 2-46-90 - заведующий отделом,
8 (34364) 2-16-78 – специалисты отдела
факс Администрации РГО – 8 (34364) 2- 19-89
4) график работы Администрации РГО: понедельник – четверг 0800-1700, пятница 0800 -1600; перерыв 1300 -1348
суббота, воскресенье – выходные дни.
по телефону;
по письменным обращениям;
по электронной почте;
при личном обращении граждан;
на официальном сайте Управления архивами Свердловской области;
4) информация по процедурам предоставления муниципальной услуги предоставляется:
- по телефону;
- по письменным обращениям;
- по электронной почте;
- при личном обращении граждан.
5) по телефону должностные лица организационного отдела дают информацию по вопросам организации исполнения запросов;
6) прием граждан ведется в порядке очереди при личном обращении специалистами отдела без предва-рительной записи;
7) по письменным обращениям информация направляется в срок, не превышающий 10 дней со дня реги-страции обращения, по почте в адрес заявителя;
8) по электронной почте информация направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превыша-ющий 10 дней со дня поступления обращения;
2.2. Основание для предоставления муниципальной услуги.
1) Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос (заявление) гражданина или организации, поступивший в адрес Администрации РГО, в том числе переданный по электрон-ной почте, или устное обращение гражданина.
2) в запросе с возможной полнотой указываются сведения, необходимые для его исполнения. Запрос (за-явление) должны содержать следующие реквизиты:
а) наименование организации или должностного лица, которому они адресованы;
б) фамилию, имя, отчество (последнее при наличии) заявителя и все их изменения, дату и место его рож-дения;
в) почтовый адрес места жительства, по которому должен быть направлен ответ;
г) суть обращения, в котором с возможной полнотой указываются сведения, необходимые для его испол-нения:
о рождении, браке, расторжении брака, установлении отцовства, усыновлении, смерти - сведения о месте и времени регистрации рождения, брака, расторжения брака, смерти, а также фамилии, имена, отчества родителей (для справки о рождении);
об образовании - название и адрес учебного заведения, факультет, даты поступления и окончания учебы;
о стаже работы (службы) - название, ведомственная подчиненность и адрес организации, номер воинской части, время работы (службы), в качестве кого работали (служили);
о пенсии - сведения об организации, которая назначила пенсию, дата назначения пенсии;
о награждении государственными и ведомственными наградами;
интересующая пользователя тема, вопрос, событие, факт с указанием примерных хронологических рамок и географической территории.
форма получения пользователем информации (архивная справка, архивная копия, архивная выписка, информационное письмо, тематический перечень, тематический обзор)
иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса;
д) личная подпись и дата;
з) для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно пред-ставляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Россий-ской Федерации;
3) к запросам о подтверждении трудового стажа и заработной плате прилагаются ксерокопии трудовых книжек, если запрос не требует восстановления утерянной трудовой книжки.
4) при личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.
2.3. Результат предоставления муниципальной услуги.
Организационным отделом Администрации РГО, при наличии соответствующих документов, муници-пальная услуга предоставляется в форме архивных справок, архивных выписок, архивных копий.
2.4. Условия и сроки предоставления муниципальной услуги.
1) запросы, поступившие в организационный отдел рассматриваются, регистрируются и исполняются специалистам отдела.
Срок исполнения запросов по документам, хранящимся в архиве, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающих их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций (социально-правовые запросы), не должен превышать 30 дней со дня регистрации запроса. В исключительных случаях Глава РГО вправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 дней;
2) запросы, не относящиеся к составу хранящихся в архиве документов (непрофильные запросы), в тече-ние 5 дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в государственные органы, органы местного самоуправления, муниципальные архивы, в иные организации Свердловской области, где могут храниться необходимые документы;
3) при поступлении запросов граждан, которые не могут быть исполнены без предоставления допол-нительных сведений или уточнений, специалисты отдела в 5-дневный срок со дня регистрации запрашивает у автора запроса эти уточнения и дополнительные сведения;
4) предоставление муниципальной услуги по исполнению запросов осуществляется бесплатно;
5) российским гражданам подлинные архивные документы не направляются. Вместо подлинников высы-лаются архивные справки, архивные выписки или архивные копии истребуемых документов.
2.5. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги:
1) отсутствие в запросе необходимых сведений для проведения поисков запрашиваемой информации;
2) отсутствие у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих конфиденциальную информацию;
3) отсутствие информации, позволяющей идентифицировать автора: отсутствие наименования юридиче-ского лица, фамилии, имени, отчества физического лица, почтового и/или электронного адреса заявителя;
4) наличие текста, не поддающегося прочтению;
5) наличие в запросах ненормативной лексики и оскорбительных высказываний;
6) отсутствие необходимого информационного документального комплекса для исполнения запроса.
Об отказе в предоставлении муниципальной услуги заявитель уведомляется письмом организационного отдела Администрации РГО или устно во время приема.

3. Административные процедуры

3.1. Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги.

Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
- регистрация запросов и передача их на исполнение;
- анализ тематики поступивших запросов;
- поиск архивных документов, необходимых для исполнения запроса;
- направление запросов на исполнение в организации по принадлежности;
- подготовка и направление ответов гражданам.

4. Регистрация запросов и передача их на исполнение

4.1. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.
1) специалисты отдела:
- осуществляют регистрацию запросов (обращений) граждан и организаций в журнале регистрации за-просов (приложение № 4);
- определяют правомочность получения заявителем запрашиваемой информации;
- определяют тематику запроса и срок исполнения.
2) запрос регистрируется в журнале регистрации социально-правовых запросов граждан (приложение № 5);
3) при поступлении запроса по почте его регистрация осуществляется в день получения с занесением информации:
- при запросе, направленном на имя Главы РГО (в том числе посредством факсимильной связи), в элек-тронной базе данных канцелярии Администрации РГО и далее направляется для исполнения в организацион-ный отдел;
- при запросе непосредственно в организационный отдел (в архив) в журнал регистрации входящей кор-респонденции;
4) при поступлении интернет-обращения (запроса) пользователя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса ему направляется уведомление о принятии запроса к рассмотрению.
Интернет-обращение (запрос) гражданина распечатывается, и в дальнейшем работа с ним ведется как с письменным запросом;

5. Анализ тематики поступивших запросов
Специалисты, ответственные за исполнение запроса, осуществляет анализ тематики запросов с исполь-зованием архивных справочников, содержащих сведения о местах хранения документов, необходимых для исполнения запросов.
В ходе анализа определяется:
- степень полноты информации, содержащейся в запросе, необходимой для его исполнения;
- место нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса;
- адрес конкретной организации, куда следует направить запрос по принадлежности для непосредствен-ного исполнения.
Блок-схема последовательности действий Управления архивами Свердловской области по предоставле-нию муниципальной услуги (приложение № 1).

6. Направление запросов на исполнение в организации по принадлежности

6.1. По итогам анализа запроса должностное лицо, отвечающее за его исполнение, в течение 5 дней со дня регистрации запроса направляет запрос с сопроводительным письмом для исполнения в другие органы и организации, имеющие на хранении документы, необходимые для исполнения запроса.
6.2. В случае если запрос требует исполнения несколькими организациями, направляет в соответствую-щие организации копии запроса с указанием о направлении ответа в адрес заявителя и для контроля в адрес организационного отдела администрации РГО, одновременно информируя об этом получателя муниципальной услуги.

7. Подготовка и направление ответа заявителям

7.1. При наличии запрашиваемых документов специалист отдела готовит ответ заявителю в виде архив-ных справок, архивных выписок и архивных копий.
Архивная справка - документ, составленный на бланке организационного отдела администрации и со-держащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена.
Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов ар-хивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.
Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не явля-ется препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведе-ний не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них огова-риваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").
Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку.
В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").
В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.
После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архив-ных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номера листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта события.
Архивная справка подписывается заведующей организационным отделом администрации РГО и специ-алистом, исполняющим запрос, заверяется печатью, на ней проставляется номер и дата составления.
7.2. Архивная выписка - документ, составленный на бланке организационного отдела, дословно воспро-изводящий часть текста организационного документа, относящегося к определенному факту, событию, лицу, с указанием организационного шифра и номеров листов единиц хранения.
В архивной выписке название организационного документа, его номер и дата воспроизводятся полно-стью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по за-просу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте организационного документа отдельных слов обозначаются многоточием.
В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста ориги-нала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения организационного документа.
Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью заведующего архивным отделом администрации, должностного лица, исполняющего запрос, и печатью.
Архивная копия - дословно воспроизводящая текст организационного документа копия, с указанием ор-ганизационного шифра и номеров листов единиц хранения, заверенная в установленном порядке.
На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения организационного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется подписью заведующей организационным отделом Администрации РГО и печатью.
К архивной копии составляется сопроводительное письмо, подписывается заведующим организацион-ным отделом.
7.3. При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса, в течение 30 дней составляется отрицательный ответ на бланке организационного отдела, подтверждающий неполноту состава архивных документов по теме запроса. При необходимости ответ заверяется печатью организационного отдела администрации.
Архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справки, архивной копии или архивной выписки расписывается на их копиях или на ко-пии сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения.
Архивная справка, архивная копия, архивная выписка высылаются по почте простыми письмами.
7.4. Муниципальная услуга считается предоставленной, если потребителю муниципальной услуги выдана запрашиваемая документированная информация или дан мотивированный ответ об ее отсутствии.

8. Порядок и формы контроля за совершением действий
и принятием решений

8.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административны-ми процедурами по предоставлению муниципальной услуги, и принятием решений осуществляет заведующий организационным отделом Администрации РГО.
Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения работниками положений Административного регламента.
8.2. Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц организационного отдела администрации.
8.3. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей, муници-пальные служащие, допустившие нарушение данного административного регламента, привлекаются к дисци-плинарной ответственности в соответствии со ст. 192 Трудового кодекса РФ, ст. 27 Федерального закона № 25-ФЗ "О муниципальной службе в РФ".
8.4. Проверки могут быть периодическими, не реже 1 раза в год, в соответствии с распоряжением Адми-нистрации РГО, и внеплановыми, в том числе по конкретному обращению заявителя.
Для проведения проверки полноты и качества исполнения муниципальной услуги формируется комис-сия, в состав которой включаются муниципальные служащие Администрации РГО.
8.5. Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

9. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги на основании Административного регламента
9.1. Заявитель имеет право на обжалование действий (бездействия) и решений должностных лиц органи-зационного отдела Администрации РГО, осуществляемых в ходе предоставления муниципальной услуги, на основании Административного регламента в досудебном порядке.
Жалоба может быть направлена письменно или высказана устно на личном приеме Главы РГО, управляющего делами администрации.
9.2. Заявитель вправе обжаловать действия (бездействие) и решения должностных лиц Администрации РГО, осуществленные в ходе предоставления данной муниципальной услуги, в судебном порядке.